PREMESSA E TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Hotbrain S.r.l., con sede legale in Roma (RM), Via Silvestri 226, C.F. e P.IVA 15798341002 (di seguito definita "Hotbrain", la "Società" o il "Titolare"), in qualità di Titolare del Trattamento, informa gli Utenti e i Clienti circa le modalità con cui vengono gestiti, raccolti e trattati i dati personali durante la navigazione sul sito web www.hotbrain.it (il "Sito"), durante l'utilizzo delle Piattaforme Cloud BRAINHUB, dei gestionali della linea MYBRAIN, delle relative Applicazioni, nonché in occasione della richiesta di informazioni o fruizione dei servizi commerciali.

Per qualsiasi informazione, chiarimento o per l'esercizio dei diritti previsti dalla normativa privacy, è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti ufficiali:

E-mail ordinaria: info@hotbrain.it
Posta Elettronica Certificata (PEC): amministrazione@pec.hotbrain.it
Indirizzo postale: Hotbrain S.r.l. – Via Silvestri 226, 00164 Roma (RM)

DEFINIZIONI

Nella presente informativa, i seguenti termini hanno il significato indicato:

• Applicazione/i: qualsiasi programma, modulo, software o strumento web sviluppato o gestito da Hotbrain per erogare specifiche funzionalità o servizi.
• Cliente/i: la persona fisica, giuridica o professionista (B2B) che ha stipulato un contratto, attivato un abbonamento o creato un account per utilizzare la Piattaforma Cloud BRAINHUB o le soluzioni gestionali della linea MYBRAIN.
• Piattaforma/e: la suite di servizi Cloud erogati in modalità Software As A Service (SaaS) denominata BRAINHUB (siti web, CRM, e-commerce, booking, automazioni e-mail, form, integrazioni Social e Chatbot AI) e la linea di gestionali verticali MYBRAIN.
• Lista Contatti / Dati caricati dal Cliente: l'insieme dei dati personali (indirizzi e-mail, numeri di telefono, anagrafiche, contatti CRM) inseriti, caricati o gestiti direttamente dal Cliente all'interno delle Piattaforme.
• Dati Personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (es. nome, cognome, indirizzo e-mail, IP, dati di fatturazione).
• Utente/i: chiunque navighi sul Sito Internet, utilizzi le Applicazioni di prova, compili form di contatto o richiedi informazioni a Hotbrain.

DISTINZIONE DEI RUOLI PRIVACY

si articola come segue: 1. Hotbrain in qualità di Titolare del Trattamento: Hotbrain è Titolare del Trattamento per i dati personali degli Utenti del Sito e per i dati identificativi, contabili, amministrativi e di contatto forniti direttamente dai Clienti per l'acquisto, la sottoscrizione e la gestione contrattuale delle Piattaforme BRAINHUB e MYBRAIN. 2. Hotbrain in qualità di Responsabile del Trattamento (ex Art. 28 GDPR): Rispetto a tutti i dati personali, elenchi e-mail, database, contatti CRM e contenuti caricati o trattati dai Clienti tramite le Piattaforme BRAINHUB e MYBRAIN, il Cliente agisce in veste di Titolare del Trattamento, mentre Hotbrain agisce esclusivamente quale Responsabile del Trattamento (Art. 28 GDPR), secondo quanto stabilito dalle condizioni del Data Processing Agreement (DPA) integrato nei Termini e Condizioni di Servizio.

PRIVACY PER I CLIENTI (ACCOUNT, ABBONAMENTI E PIATTAFORME)

Tipologia di Dati Trattati Per l'attivazione e la gestione degli account e dei servizi contrattualizzati, Hotbrain raccoglie e tratta: Dati di registrazione e contatto: nome, cognome, e-mail aziendale, numero di telefono, credenziali d'accesso (Username/Password criptate). Dati fiscali e di fatturazione: ragione sociale, indirizzo della sede, Partita IVA, Codice Fiscale, codice univoco SDI / PEC, dati di pagamento. Dati raccolti automaticamente durante l'uso della Piattaforma: indirizzi IP, dati di log di sistema, ID del browser, sistema operativo, report di accessi, attività di navigazione tecnica ed utilizzo delle funzionalità della Piattaforma. Dati tecnici e di utilizzo: reportistica aggregata sulle campagne inviate, stato delle integrazioni e configurazioni applicative. Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento I dati personali dei Clienti vengono trattati per: Esecuzione del Contratto (Art. 6.1.b GDPR): per consentire l'accesso alle Piattaforme BRAINHUB e MYBRAIN, erogare le funzionalità attive, fornire assistenza tecnica, gestire la fatturazione e le comunicazioni amministrative. Adempimento di Obblighi di Legge (Art. 6.1.c GDPR): per adempiere ad obblighi fiscali, contabili, amministrativi e normativi stabiliti dalla legge italiana ed europea. Legittimo Interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR): per garantire la sicurezza delle Piattaforme, prevenire accessi non autorizzati, frodi o attacchi informatici, nonché per migliorare la fruibilità delle infrastrutture tecnologiche.

PRIVACY PER GLI UTENTI DEL SITO INTERNET

Dati di Navigazione I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (es. indirizzi IP, tipo di browser, sistema operativo, orario delle richieste, dimensione dei file trasmessi). Tali dati vengono usati unicamente per ricavare informazioni statistiche anonime e per controllare il corretto funzionamento del Sito. Dati Forniti Volontariamente dall'Utente L'invio facoltativo e volontario di messaggi tramite i moduli di contatto, la richiesta di preventivi o la candidatura lavorativa comporta l'acquisizione dei dati di contatto del mittente e dei dati inseriti nel messaggio, necessari per rispondere alle richieste pervenute. Finalità e Basi Giuridiche Esecuzione di Misure Precontrattuali (Art. 6.1.b GDPR): per rispondere a richieste di informazioni, preventivi o attivare demo di prova. Consenso dell'Interessato (Art. 6.1.a GDPR): per l'invio facoltativo di newsletter, comunicazioni commerciali o promozioni sui servizi Hotbrain. Il consenso è liberamente revocabile in qualsiasi momento.

SICUREZZA DEI DATI E DATACENTER

Dati Personali sono trattati mediante strumenti informatici, telematici ed automatizzati, adottando adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative ai sensi dell'Art. 32 del GDPR per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, accessi non autorizzati e Data Breach. L'infrastruttura server e i database primari di Hotbrain risiedono all'interno dell'Unione Europea, presso il Datacenter situato in Germania gestito da virtion.de GmbH, dotato di certificazione ufficiale di sicurezza dell'informazione ISO 27001. I dati non vengono diffusi né trasferiti verso Paesi terzi privi di garanzie adeguate di protezione.

TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Personali nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione: Dati contrattuali e contabili dei Clienti: sono conservati per l'intera durata del rapporto contrattuale e, successivamente alla cessazione, per un periodo di 10 anni in ottemperanza agli obblighi di legge fiscali e civilistici (Art. 2220 c.c.). Dati delle Piattaforme a fine contratto: decorsi 10 giorni solari dalla risoluzione o scadenza del contratto, i database e i file caricati dai Clienti sulle Piattaforme vengono definitivamente cancellati. Dati delle richieste di contatto/Utenti: sono conservati per il tempo strettamente necessario all'evasione della richiesta e comunque non oltre 12 mesi. Dati per marketing/newsletter: conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione da parte dell'interessato.

COMUNICAZIONE E DESTINATARI DEI DATI

I dati potranno essere comunicati esclusivamente a soggetti terzi strettamente necessari per l'espletamento delle finalità sopra descritte, nominati ove opportuno Responsabili del Trattamento, quali: Fornitori di servizi infrastrutturali, server e hosting cloud (virtion.de GmbH); Consulenti fiscali, contabili, legali ed enti creditizi per le attività amministrative e di incasso; Autorità pubbliche, giudiziarie o forze dell'ordine nei casi espressamente previsti dalla legge.

DIRITTI DELL'INTERESSATO (ARTT. 15-22 GDPR)

Gli Utenti e i Clienti hanno il diritto di esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli Artt. 15-22 del GDPR, ed in particolare: 1. Diritto di Accesso (Art. 15): ottenere la conferma dell'esistenza o meno di Dati Personali e riceverne copia. 2. Diritto di Rettifica (Art. 16): richiedere l'aggiornamento o la correzione dei dati inesatti. 3. Diritto alla Cancellazione ("Diritto all'oblio" - Art. 17): richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge. 4. Diritto di Limitazione (Art. 18): richiedere il blocco temporaneo del trattamento. 5. Diritto alla Portabilità (Art. 20): ricevere i dati forniti in un formato strutturato e di uso comune. 6. Diritto di Opposizione (Art. 21): opporsi al trattamento per motivi legati alla propria situazione particolare o per finalità di marketing. 7. Revoca del Consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Come esercitare i propri diritti Per esercitare uno qualsiasi dei diritti elencati, l'interessato può inviare una richiesta scritta a Hotbrain S.r.l.: Via e-mail all'indirizzo: info@hotbrain.it Via PEC all'indirizzo: amministrazione@pec.hotbrain.it Gli interessati hanno altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente (per l'Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali – www.garanteprivacy.it).

MODIFICHE ALLA PRIVACY POLICY

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Privacy Policy in qualunque momento, dandone informazione agli Utenti e ai Clienti mediante pubblicazione su questa pagina web. Si prega di consultare regolarmente questa pagina, prendendo come riferimento la data di ultimo aggiornamento indicata in testa.