Piattaforme BRAINHUB
e Gestionali della linea MYBRAIN
Ultimo aggiornamento: Ottobre 2026
Il presente documento disciplina i Termini e le Condizioni Generali di Servizio, la Licenza d'Uso, lo Service Level Agreement (SLA) e il Data Processing Agreement (DPA ex Art. 28 GDPR) applicabili a tutti i contratti, abbonamenti, forniture e utilizzi dei servizi erogati da Hotbrain S.r.l., con sede legale in Roma (RM), Via Silvestri 226, C.F. e P.IVA 15798341002 (di seguito definita "Hotbrain" o "Fornitore")[cite: 3].
Le presenti condizioni si applicano a tutti gli utenti professionali, aziende, clienti B2B e licenziatari (di seguito definiti "Cliente") che utilizzano la piattaforma Cloud BRAINHUB o le soluzioni gestionali verticali della linea MYBRAIN[cite: 3].
Con la conferma di un ordine di acquisto, la firma di un preventivo, il pagamento anche parziale di una fattura o il semplice accesso/utilizzo delle piattaforme, il Cliente dichiara di aver letto, compreso ed accettato integralmente le presenti condizioni senza riserva alcuna[cite: 3].
Hotbrain è ideatrice e proprietaria esclusiva della Piattaforma Cloud erogata in modalità Software As A Service (SaaS) denominata BRAINHUB[cite: 3]. BRAINHUB è una suite aziendale che integra: realizzazione e gestione siti web, CRM, integrazione Social e Google My Business, invio massivo e-mail ed automazioni di marketing, form e questionari, landing pages, e-commerce, gestione booking / prenotazione eventi, nonché assistente virtuale AI / Chatbot integrato basato su architetture ChatGPT[cite: 3].
Hotbrain è altresì titolare esclusiva della linea di gestionali verticali denominata MYBRAIN (per reti vendita, impiantistica, manutenzioni, commesse, edilizia, ecc.), erogabili sia in modalità SaaS/Cloud, sia con server e database dedicati, accessi esclusivi o soluzioni software personalizzate[cite: 3].
È espressamente ed inderogabilmente escluso dai servizi standard l'invio di messaggi SMS[cite: 3].
L'infrastruttura server primaria risiede all'interno dell'Unione Europea, presso il Datacenter situato in Germania gestito da virtion.de GmbH, dotato di certificazione ufficiale di sicurezza dell'informazione ISO 27001[cite: 3].
Hotbrain si impegna ad assicurare un livello di disponibilità della piattaforma (Uptime) del 99% calcolato su base annua[cite: 3].
Hotbrain è totalmente ed espressamente esonerata da qualsiasi responsabilità, obbligo di indennizzo, rimborso o risarcimento per qualsivoglia interruzione, blocco, rallentamento, indisponibilità o malfunzionamento dei servizi, delle piattaforme BRAINHUB, dei gestionali MYBRAIN o dei server, qualora tali eventi siano causati da[cite: 3]:
In tutti i suddetti casi, il verificarsi dell'interruzione non costituisce in alcun modo inadempimento contrattuale da parte di Hotbrain e non dà diritto ad alcuna pretesa economica da parte del Cliente[cite: 3].
Gli abbonamenti si intendono rinnovati automaticamente alla scadenza per un periodo di pari durata, salvo disdetta scritta inviata con un preavviso di almeno 30 giorni prima della scadenza a mezzo PEC o raccomandata A.R.[cite: 3]
In caso di ritardato o mancato pagamento superiore a 10 (dieci) giorni solari dalla scadenza della fattura, Hotbrain ha la facoltà di sospendere immediatamente ed automaticamente l'accesso ai servizi, alle piattaforme e ai server, senza che il Cliente possa avanzare alcuna pretesa risarcitoria[cite: 3].
Ai sensi dell'Art. 1462 c.c., il Cliente non potrà sospendere o ritardare il pagamento dei corrispettivi dovuti adducendo contestazioni pendenti o presunti disservizi[cite: 3]. Le contestazioni potranno essere fatte valere solo ed esclusivamente dopo l'integrale saldo di quanto dovuto[cite: 3].
Tutti i diritti di proprietà intellettuale su BRAINHUB, MYBRAIN, codice sorgente, algoritmi e marchi appartengono in via esclusiva ad Hotbrain S.r.l.[cite: 3]
Salvo i soli casi di dolo o colpa grave accertati in giudizio, la responsabilità complessiva ed cumulativa di Hotbrain per qualsiasi titolo, disservizio, ritardo, penale o Data Breach non potrà in alcun caso superare la somma massima pari al 20% del corrispettivo effettivamente pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti all'evento[cite: 3]. È espressamente esclusa ogni risarcibilità per danni indiretti, mancato guadagno, perdita di chance o danni reputazionali[cite: 3].
Il Cliente si obbliga a tenere integralmente indenne e manlevata Hotbrain da qualsiasi richiesta risarcitoria, danno, spesa legale o sanzione amministrativa (comprese quelle del Garante per la Protezione dei Dati Personali) derivante da[cite: 3]:
Il Cliente agisce in qualità di Titolare del Trattamento dei Dati Personali inseriti nella piattaforma[cite: 3]. Hotbrain assume la veste formale di Responsabile del Trattamento (ex Art. 28 GDPR)[cite: 3].
Hotbrain si impegna a trattare i dati personali esclusivamente per l'esecuzione del contratto, adoperando le adeguate misure di sicurezza tecniche ed organizzative ai sensi dell'Art. 32 GDPR, nominando il personale autorizzato e ricorrendo a Sub-Responsabili (virtion.de GmbH per l'hosting) vincolati da medesimi obblighi[cite: 3].
In caso di violazione della sicurezza (Data Breach) confermata e non imputabile a dolo di Hotbrain, Hotbrain informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo fornendo il supporto tecnico necessario per gli adempimenti del Titolare di cui agli Artt. 33 e 34 GDPR[cite: 3]. Resta inteso che la responsabilità economica complessiva di Hotbrain anche per eventi di Data Breach rimane soggetta al Cap massimo del 20% previsto all'Art. 4.2[cite: 3].
Eventuali ispezioni o audit richiesti dal Cliente sono limitati a massimo 1 (una) volta all'anno, con un preavviso scritto di almeno 30 giorni lavorativi, da svolgersi a spese integrali ed esclusive del Cliente, previa sottoscrizione di un accordo di riservatezza (NDA) e senza interferire con la normale operatività di Hotbrain[cite: 3].
Trascorsi 10 (dieci) giorni solari dalla scadenza o risoluzione del contratto per qualsiasi causa, Hotbrain è autorizzata a cancellare definitivamente tutti i dati e database del Cliente presenti sulle piattaforme, senza che da ciò possa derivare alcuna responsabilità per perdita di informazioni[cite: 3].
Il presente accordo è regolato ed interpretato esclusivamente secondo la Legge Italiana[cite: 3].
Per qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto, è stabilita la competenza territoriale esclusiva ed inderogabile del Foro di Roma[cite: 3].