E-booking
Pagamenti Anticipati e Caparre: gestisci acconti, saldi automatici e politiche di cancellazione flessibili
Incassa caparre confirmatorie in totale sicurezza e proteggi la tua struttura da no-show e cancellazioni tardive.
Per qualsiasi struttura ricettiva o attività di servizi su prenotazione, la gestione dei flussi finanziari legati alle prenotazioni rappresenta un aspetto delicato. Accettare prenotazioni senza alcuna garanzia o pagamento anticipato espone al rischio di cancellazioni dell'ultimo minuto e mancate presentazioni (no-show), con conseguente perdita di fatturato e impossibilità di riallocare la riserva. Allo stesso tempo, richiedere condizioni d'incasso troppo rigide o complesse può scoraggiare gli utenti al momento della scelta. Il modulo Pagamenti Anticipati e Caparre di BrainHub offre il perfetto equilibrio tra tutela aziendale e flessibilità per l'ospite.
La piattaforma permette di definire regole di pagamento diversificate in base alle tariffe, alle tipologie di alloggio o ai periodi dell'anno (come alta e bassa stagione). È possibile richiedere il versamento di una caparra confirmatoria (in percentuale sul totale del soggiorno o come importo fisso), l'intero saldo anticipato per le tariffe promozionali "Non Rimborsabili", oppure la semplice pre-autorizzazione o presa in garanzia dei dati della carta di credito per le tariffe "Flessibili". I pagamenti vengono elaborati direttamente al checkout tramite gateway sicuri e certificati PCI-DSS (Stripe, PayPal, carte di credito, Satispay).
Il sistema gestisce in modo del tutto automatizzato la comunicazione con il cliente e la riscossione del saldo: può inviare e-mail di sollecito con link di pagamento prima del check-in, oppure addebitare automaticamente l'importo residuo alla data stabilita.
Inoltre, il modulo si integra nativamente con la gestione delle politiche di cancellazione (Cancellation Policy). Nel caso in cui un ospite cancelli la prenotazione entro i termini consentiti, la piattaforma registra la richiesta ed gestisce l'eventuale rimborso o l'emissione di un voucher di pari valore per un soggiorno futuro, riducendo a zero i contenziosi e l'operatività manuale della reception. Con la regia tecnologica di Hotbrain, metti in sicurezza i tuoi incassi e offri ai tuoi ospiti un processo chiaro, professionale e trasparente.
Regole d'incasso flessibili: caparre percentuali, importi fissi, saldi anticipati e garanzia via carta di credito
Personalizza le modalità di garanzia in base alle esigenze della tua struttura. Con BrainHub puoi impostare regole di pagamento su misura per ciascun piano tariffario: richiedere una percentuale del totale (es. 30%), l'importo della prima notte, il saldo completo al momento della prenotazione o la semplice validazione della carta di credito a garanzia. Tutte le transazioni avvengono all'interno di un ambiente di pagamento protetto e conforme alle normative PSD2 e 3D Secure.
Gestione automatica delle scadenze di saldo e invio di link di pagamento pre-arrivo agli ospiti
Automatizza l'incasso dei saldi ed elimina la gestione manuale dei bonifici. La piattaforma monitora le scadenze delle prenotazioni e invia notifiche e-mail automatiche all'ospite pochi giorni prima del check-in, contenenti un link di pagamento diretto e sicuro per saldare la quota rimanente. Il sistema registra l'avvenuto pagamento in tempo reale sul gestionale e aggiorna lo stato della prenotazione, velocizzando notevolmente le procedure di check-in all'arrivo del cliente.
Politiche di cancellazione chiare, gestione automatizzata dei rimborsi e conversione in voucher soggiorno
Comunica le tue condizioni di soggiorno con la massima trasparenza ed evita incomprensioni. BrainHub applica automaticamente le regole di cancellazione definite per ciascuna tariffa (es. cancellazione gratuita entro 7 giorni, penale 100% per non rimborsabili). In caso di disdetta nei termini, il sistema facilita l'emissione del rimborso o genera in automatico un voucher di pari valore spendibile dall'ospite per una nuova prenotazione diretta, salvaguardando il fatturato della struttura.