MyLift
Controlla la catena degli approvvigionamenti, traccia i DDT e riconcilia le fatture d'acquisto dei fornitori
Dalle richieste di acquisto del cantiere al controllo delle bolle e delle fatture passive: ottimizza le scorte e azzera gli sprechi.
Per un'azienda specializzata nella manutenzione, riparazione e installazione di impianti di elevazione, una gestione inefficiente degli approvvigionamenti rischia di compromettere la redditività dei cantieri e rallentare gli interventi tecnici. Ritardi nella consegna di componenti critiche, discrepanze tra quanto ordinato e quanto consegnato o fatture dei fornitori non corrispondenti ai prezzi pattuiti rappresentano problematiche frequenti. Il modulo Acquisti e Ciclo Passivo di MyLift nasce per strutturare l'intero processo di approvvigionamento, assicurando trasparenza, tracciabilità e un rigoroso controllo finanziario su ogni singolo pezzo di ricambio o servizio acquistato.
Il flusso si avvia a partire dalle reali esigenze operative dell'azienda. Le richieste di materiale possono nascere automaticamente dall'approvazione di un preventivo straordinario, da una segnalazione d'emergenza inviata dal manutentore via App Mobile o dal raggiungimento della soglia di sottoscorta nel magazzino centrale. L'ufficio acquisti può così generare in pochi click ordini d'acquisto chiari e dettagliati verso i fornitori di settore, attingendo da listini articoli precaricati e aggiornati con prezzi, codici produttore e tempi medi di consegna.
Alla ricezione della merce, il sistema gestisce la fase di carico tramite la registrazione del Documento di Trasporto (DDT) del fornitore. Gli operatori di magazzino o i tecnici sul campo possono verificare la corrispondenza tra i prodotti ricevuti e le quantità ordinate, segnalando istantaneamente eventuali ammanchi, resi o articoli danneggiati. L'inserimento del DDT aggiorna automaticamente le giacenze di magazzino o assegna direttamente il materiale alla scheda dell'intervento o del cantiere di destinazione, garantendo una tracciabilità impeccabile.
La fase conclusiva del ciclo passivo riguarda la riconciliazione delle fatture d'acquisto. MyLift confronta automaticamente gli importi e le quantità indicate nelle fatture ricevute dai fornitori con le condizioni stabilite nell'ordine originario e con i dati del DDT di consegna. Questo controllo incrociato evidenzia subito qualsiasi difformità o errore di prezzo, evitando il pagamento di somme non dovute e semplificando la contabilizzazione dei costi.
Infine, il modulo fornisce una visione analitica sulle spese sostenute, consentendo di monitorare le performance dei fornitori in termini di puntualità e rispetto dei listini. Integrato perfettamente con l'area contabile e con la gestione degli interventi, il modulo Acquisti di MyLift trasforma la logistica delle forniture in un processo automatizzato, controllato ed efficiente, proteggendo i margini operativi dell'azienda.
Generazione automatica degli ordini d'acquisto integrata con la scorta minima e i preventivi approvati
Emetti ordini ai fornitori in modo rapido e preciso senza rischi di sovraordinazione o ammanchi. Il sistema genera proposte d'acquisto automatiche quando un articolo a magazzino scende sotto la soglia di sicurezza o quando viene approvato un preventivo che richiede ricambi specifici. L'ufficio acquisti attinge da listini precaricati e aggiornati con prezzi di listino, sconti riservati e codici fornitore, permettendo di inviare l'ordine via e-mail con un click e riducendo al minimo i tempi di approvvigionamento dei pezzi per gli interventi d'urgenza.
Valutazione fornitori e rating di qualità per la certificazione ISO
Assegna voti su consegne e materiali per generare report pronti per gli audit ISO.
Valuta ogni ordine d'acquisto associando punteggi su puntualità, conformità della merce e correttezza dei DDT. MyLift organizza le recensioni e i dati di consegna in report analitici pronti per la gestione della qualità e le certificazioni ISO. In questo modo identificate subito i fornitori più affidabili, tracciate le non conformità nel tempo e disponete di evidenze oggettive durante le verifiche degli enti di controllo.
Registrazione dei DDT d'ingresso, controllo delle consegne e aggiornamento immediato delle giacenze
Traccia con precisione l'arrivo dei materiali registrando i Documenti di Trasporto (DDT) ricevuti dai fornitori.
Il modulo confronta le quantità consegnate con quelle ordinate, evidenziando subito eventuali consegne parziali o resi da gestire.
L'inserimento del DDT carica automaticamente le giacenze nel magazzino centrale o assegna i componenti al furgone del tecnico interessato, garantendo la tracciabilità delle componenti per marca e modello di ascensore e assicurando che la squadra sul campo disponga di tutto il necessario per operare.
Imputazione costi a commessa e tracciabilità attrezzature e DPI per i tecnici
Associa ordini, DDT e fatture alle commesse e assegna gli strumenti da lavoro alle squadre.
Ogni acquisto viene subito destinato alla specifica commessa o assegnato come attrezzatura o DPI al singolo manutentore. Il management monitora in tempo reale l'impatto economico di materiali e servizi sul budget di cantiere, evitando scostamenti imprevisti. Inoltre, la registrazione dettagliata della consegna di dispositivi di sicurezza e strumenti di lavoro ai tecnici produce la documentazione completa e tracciabile richiesta dalle norme sulla sicurezza e dai controlli di Qualità ISO.
Riconciliazione automatica delle fatture d'acquisto con ordini e DDT per evitare errori di fatturazione
Semplifica la verifica e la contabilizzazione delle fatture passive grazie al controllo incrociato automatico.
MyLift confronta i dati della fattura ricevuta dal fornitore con i prezzi concordati nell'ordine e le quantità effettivamente caricate tramite DDT.
In caso di discrepanze negli importi, il sistema segnala l'anomalia prima dell'approvazione al pagamento, evitando contestazioni tardive o perdite economiche e velocizzando la trasmissione dei dati alla contabilità generale per una corretta gestione dei flussi di cassa passivi.